Rekisteriseloste

Rekisterinpitäjä

Ryhmäperhepäiväkoti Fantti Ay (Y-tunnus: 1011261-2)
Asterintie 1 B C
01350 Vantaa

Rekisteriä hoitava henkilö

Kati Lehto
Puhelin: +358 40 5652112
Sähköposti: kati.lehto@saunalahti.fi

Rekisterin nimi

Ryhmäperhepäiväkoti Fantti, asiakasrekisteri

Rekisterin ylläpitämisen peruste

Henkilötietojen käsittely perustuu lähtökohtaisesti varhaiskasvatuslainsäädäntöön. Henkilötietoa käsitellään myös hoitosopimussuhteesta johtuvien velvoitteiden täyttämiseksi ja erillistä suostumusta vaativien käsittelytoimien osalta nimenomaisesti haettavan suostumuksen perusteella.

Tietojen hankinta

Lähtökohtaisesti saamme tiedot rekisteröidyltä itseltään tai hänen huoltajaltaan.

Henkilö- ja perhetiedot saadaan pääosin hakemustietoina lapsen huoltajilta. Tietoja täydennetään huoltajien kertomilla tiedoilla. Palveluiden toimeenpanoa koskevat tiedot syntyvät asiakkuuden aikana päiväkotihenkilöstön kirjaamina.

Rekisterissä olevat tiedot

Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:

  • Lapsen nimi, henkilötunnus, osoite, hoitoon vaikuttavat terveydelliset tiedot (esim allergiat)
  • Huoltajan nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, ammatti

Tietojen luovutus

Varhaiskasvatuksen tiedot ovat pääsääntöisesti salassa pidettäviä. Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille viranomaisille varhaiskasvatuslainsäädännön perusteella. Tietoja käsitteleviä henkilöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu asiakas- ja hoitosuhteen päätyttyä. Kelaan siirretään tietoja hoitosuhteen aloittaneista asiakkaista, kun palvelu toteutetaan Kelan yksityisen hoidon tuella. Palvelua valvova kunta ja / tai Kela vastaa omalta osaltaan heille muodostuvan rekisterin ylläpidosta.

Tietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja ainoastaan niin kauan, kuin lainsäädäntö vaatii tai kuin ne ovat on tarpeellisia yllä yksilöityjen käyttötarkoituksien toteuttamiseksi.

Tarkastusoikeus

Asiakkaalla on oikeus saada vahvistus, että asiakasta koskevia tietoja käsitellään ja tieto mitä tietoja hänestä on rekisteriin tallennettu. Tarkastuspyyntö tehdään ottamalla yhteys rekisterinpitäjään. Asiakas voi pyytää poistamaan, muuttamaan, päivittämään siirtämään ja korjaamaan virheellistä tietoa. Pyyntö tulee tehdä kirjallisesti.

Rekisterin suojaus

Henkilötietoja voivat käsitellä ainoastaan ne henkilöt, joiden työtehtävien puolesta tämä on perusteltua. Henkilötietojen käyttö on suojattu asianmukaisin käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.



Varhaiskasvatuksen tietovaranto ("Varda")

Lisätietoja Vardasta löytyy Opetushallituksen verkkopalvelusta osoitteesta https://oph.fi/fi/palvelut/varhaiskasvatuksen-tietovaranto-varda ja https://oph.fi/sv/tjanster/informationsresursen-inom-smabarnspedagogiken-varda

Yhteisrekisterinpitäjinä:

1 Opetushallitus

Osoite: PL 380, 00531 Helsinki

Käyntiosoite: Hakaniemenranta 6

Sähköposti: kirjaamo(at)oph.fi

Puhelin: 029 533 1000 (keskus)

Rekisterinpitäjän edustaja: Kukka-Maaria Berg, projektipäällikkö, tietohallinto, Opetushallitus

Jyrki Tuohela, tietosuojavastaava, Opetushallitus

Osoite: PL 380, 00531 Helsinki

Käyntiosoite: Hakaniemenranta 6

Sähköposti: tietosuoja(at)oph.fi

Puhelin: 029 533 1000 (keskus)


2 Kunta, kuntayhtymä tai yksityinen palvelujentuottaja

Ryhmäperhepäiväkoti Fantti

Käyntiosoite: Asterintie 1 B C

Sähköposti: kati.lehto@saunalahti.fi

Puhelin: 0405652112


Varda toimii varhaiskasvatuksen tietovarantona. Vardaa ylläpidetään osana erilaisista Opetushallituksen ylläpitämistä rekistereistä ja tietovarannoista koostuvaa rekisterikokonaisuutta.

Vardan tarkoituksena on

1) mahdollistaa varhaiskasvatustietojen tietoturvallinen ja keskitettysähköinen kokoaminen, käsittely ja luovuttaminen henkilön itsensä tai tämän laillisen edustajan ja tietoja tarvitsevien viranomaisten ja tutkijoiden käytettäväksi;

2) turvata laissa määriteltyjen varhaiskasvatustietojen yhdenmukaisuus ja luotettavuus sekä tehostaa hallinnon toimintaa;

3) edistää oikeaan ja riittävään tietoon perustuvaa varhaiskasvatuksen kehittämistä ja päätöksentekoa.

Viranomaiset voivat käyttää lakisääteisten tehtäviensä hoitamiseksi tarpeellisia Vardaan tallennettuja tietoja. Vardaan tallennettuja tietoja voidaan käyttää lisäksi varhaiskasvatuksen arvioinnissa, tilastoinnissa, seurannassa ja tutkimuksessa.

Oikeusperusteet

Lakisääteinen velvoite (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1c). Käsittely perustuu seuraavaan lainsäädäntöön: Varhaiskasvatuslaki (540/2018)

Oppijanumerorekisterin tietosuojaseloste: https://opintopolku.fi/wp/tietosuojaseloste/oppijanumeronrekisterin-tietosuojaseloste/

Ryhmä 1 Varhaiskasvatuksessa olevat lapset:

Opetushallituksen ylläpitämän oppijanumerorekisterin kautta Vardaan yhdistettävät rekisteröidyn henkilötiedot: nimi, oppijanumero ja henkilötunnus tai muu vastaava yksilöintitieto, kansalaisuus, sukupuoli, äidinkieli ja tarpeelliset yhteystiedot.

Kunta, kuntayhtymä tai yksityinen palveluntuottaja siirtää/tallentaa Vardaan seuraavat henkilötiedot:

nimi, henkilötunnus, oppijanumero, äidinkieli, kotikunta ja yhteystiedot; toimipaikka, jossa lapsi on varhaiskasvatuksessa; 17 §:ssä tarkoitetun hakemuksen toimittamispäivämäärä; 18 §:ssä tarkoitetun päätöksen tai sopimuksen alkamis- ja päättymispäivämäärä; varhaiskasvatusoikeuden tuntimääräinen laajuus ja sen käyttöön liittyvät tiedot; tieto varhaiskasvatuksen järjestämisestä vuorohoitona; varhaiskasvatuksen järjestämismuoto.

Muista mahdollisista lähteistä kerätyt Vardaan tallennettavat henkilötiedot: (nimeä tietojen lähde ja listaa tiedot; poista listasta ne henkilötietoryhmät, jotka saadaan suoraan rekisteröidyltä/huoltajalta/muulta lailliselta edustajalta)

Henkilötunnuksen käsittelylle on laissa säädetty peruste.

Erityisiä henkilötietoja ei kerätä. Julkisuuslain 24 §:n mukaisia salassa pidettäviä henkilötietoja ei käsitellä.

Viranomaiset, joille luovutetaan henkilötietoja varhaiskasvatustietojen luovutuspalvelun avulla:

Ryhmä 1 Varhaiskasvatuksessa olevien lasten tietoja:

Kansaneläkelaitos

Ajantasaiset tiedot säännönmukaisista luovutuksensaajista löytyvät osoitteesta https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Varhaiskasvatuksen+tietovaranto

Henkilötietoja voidaan luovuttaa tieteellisiä tutkimuksia varten.

Viranomaisten on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (21.5.1999/621) mukaan annettava tieto julkisesta asiakirjasta pyytäjälle, vaikka asiakirja sisältäisi henkilötietoja.

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

Vardan ylläpitoon ja kehittämiseen osallistuvat palveluntarjoajat pääsevät tarkastelemaan rekisterin sisältämiä henkilötietoja Opetushallituksen määrittämässä laajuudessa.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille

Lasta koskevat tiedot säilytetään tietovarannossa, kunnes viisi vuotta on kulunut sen kalenterivuoden päättymisestä, jona lapsen 12§:ssä tarkoitettu oikeus varhaiskasvatukseen päättyi.

Oppijanumero sekä ne yksilöivät tunnistetiedot, joiden perusteella oppijanumero on annettu, säilytetään pysyvästi.

Henkilötiedot, joiden säilytysaika on päättynyt, hävitetään rekisteristä vuosittain.

Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä ja saada pääsy Vardaan tallennettuihin henkilötietoihin (15 artikla)

Varhaiskasvatuksen luovutuspalvelun katselukäyttöliittymän kautta (käyttöönoton arvio: vuosi 2020)

Tietoja voi pyytää toimittamalla Opetushallitukselle seuraavan lomakkeen https://confluence.csc.fi/download/attachments/64962405/Rekisteritietojen-tarkastus-suomenkielinen.docx?version=1&modificationDate=1527067115177&api=v2

Oikeus Vardaan merkittyjen tietojen oikaisemiseen (16 artikla)

Oikaisupyyntö osoitetaan ensisijaisesti kunnalle/kuntayhtymälle/yksityiselle palveluntuottajalle... kuvaa tähän miten oikaisupyyntö käytännössä tehdään

Oikaisupyyntö voidaan tehdä myös Opetushallitukselle, joka ohjaa sen edelleen oikealle kunnalle/kuntayhtymälle/yksityiselle palveluntuottajalle. Oikaisuvaatimukset Opetushallitukselle tehdään lomakkeella https://confluence.csc.fi/download/attachments/64962405/Rekisteritietojen-korjaus-suomenkielinen.docx?version=1&modificationDate=1527067157723&api=v2

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen Vardassa (18 artikla)

Henkilötietojen käsittelyn rajoittamista koskeva kirjallinen vaatimus on toimitettava Opetushallitukselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu tietosuojavaltuutetulle.

Varhaiskasvatuslain (540/2018) 68 §:n mukaan kunnalla, kuntayhtymällä ja yksityisen palvelun tuottajalla on velvollisuus tallentaa tietovarantoon lain 70 §:ssä tarkoitetut varhaiskasvatusta koskevat tiedot tuottamansa palvelun osalta.

Vardaan tallennettavat tiedot saadaan

Kunta, kuntayhtymät ja yksityisen palvelun tuottajat

Väestörekisterikeskus

Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa tai profiloinnissa.